Awizacja to nie tylko godzina.
W zależności od magazynu może chodzić o konkretny slot, okno czasowe, numer bookingowy, zgłoszenie kierowcy albo kontakt do osoby odpowiedzialnej. Jeżeli wymóg jest znany przed wyceną, powinien trafić do danych zlecenia.
- data i godzina albo przedział czasowy
- czy slot jest sztywny
- numer referencyjny / bookingowy, jeśli istnieje
- kontakt do magazynu lub osoby odpowiedzialnej, jeśli jest potrzebny
- informacja o wcześniejszym zgłoszeniu kierowcy
Elastyczne okno i sztywny slot to dwie różne sytuacje.
„Rano” może oznaczać kilka godzin swobody. „08:00 bez tolerancji” to znacznie bardziej precyzyjne wymaganie. MD Assistant powinien zachować tę różnicę w podsumowaniu zamiast sprowadzać oba przypadki do samej daty.
Brak godziny nie zawsze oznacza brak gotowego zapytania.
Jeżeli klient zna dzień, ale godzina będzie potwierdzona później, warto zapisać „godzina do potwierdzenia” i iść dalej. Asystent nie powinien blokować całego RFQ, jeśli brak nie jest krytyczny na tym etapie.
„Nie wiem jeszcze” to poprawna odpowiedź. System powinien ją zapamiętać jako do potwierdzenia, a nie wracać do tego samego pytania po każdej wiadomości.
Jak podać awizację w jednym zdaniu?
Załadunek 18.08, slot 08:30, numer referencyjny ABC123. Rozładunek następnego dnia 10:00–14:00, godzina elastyczna.
Tak zapisane wymagania są czytelne zarówno dla biura, jak i przy późniejszym przekazaniu danych kierowcy.